Богатство.net

Истинското богатство е вътре в теб

Съвети за подготовка на успешна презентация

презентацияЗаимствани от Гари Рейнолдс (http://www.garrreynolds.com/)

Организация и подготовка

Започнете с крайната цел в ума си

Преди изобщо да отворите Word или PowerPoint, седнете и си представете деня на Вашето представяне. Какво целите? За какво ще говорите? Какво очаква публиката? Какво искате да запомнят хората, които Ви слушат, какво искате да остане в съзнанието им? Макар целта на една презентация е споделяне и представяне на информация, от гледна точка на публиката това не е достатъчно. В крайна сметка всеки би могъл да намери книга или статия на същата тема и да прочете каквото го интересува.
Разберете публиката

Преди да започнете да подготвяте съдържанието на презентацията си трябва да си зададете няколко основни въпроса с цел да станете възможно най-добрият лектор за тази конкретна публика:

Кой седи в тази публика? Какво обучение са получили, колко от информацията по Вашата тема биха могли вече да знаят.

Каква е целта на презентацията? Да вдъхнови хората, да ги накара да разсъждават? Или те търсят конкретна и практична информация? Дали имат нужда от повече концепции и теория, отколкото от съвет?

Защо сте поканени да говорите? Какво очакват хората от Вас?
Съдържание, съдържание, съдържание

Независимо колко велика е презентацията Ви, колко професионални и красиви са графиките, ако презентацията не е базирана на солидно и смислено съдържание, няма да пожънете никакъв успех. Както и само голо съдържание няма да грабне сърцето на публиката Ви. Нещата не се случват така. Солидното съдържание винаги е необходимо условие, но не и достатъчно. Съдържанието трябва да е подходящо за публиката Ви, трябва да ангажира нейното внимание и да го разгърнете в една увлекателна история.

Едно предупреждение: Въпреки че съдържанието наистина е важно, спестете на публиката си „заливане” с данни. Точно това ще се случи ако се опитате да представите твърде много информация, без да положите усилия да я свържете смислово с публиката си. Това може да се случи и когато представяната информация не е свързана с темата или с представената по-рано информация в самата презентация. Понякога отстрани може да изглежда сякаш презентиращият се перчи с това колко много знае или колко информация е събрал, или пък просто се страхува, че ако не представи абсолютно всички факти и данни, ако не разкаже „цялата” история в детайли, публиката няма да разбере посланието му.
Не попадайте в капана на съждението, че за да разбере публиката Ви всичко, трябва да й кажете всичко. А това ни отвежда до идеята за опростеността.

Опростете нещата

Просто не означава глупаво. Да се представят нещата опростено може да се окаже много трудно за самия лектор, но това ще бъде оценено от аудиторията. Опростеността означава много повече планиране и предварителна подготовка, защото Ви кара да мислите сериозно върху това какво да включите и какво да извадите като информация. Каква е същността на посланието Ви? Това е крайният въпрос, който трябва да си зададете по време на подготовката за Вашата лекция или презентация.

Едно просто упражнение: Ако искате аудиторията Ви да запомни само три най-важни неща от лекцията Ви, кои ще бъдат те:
1)……
2)……
3)……

Структуриране на съдържанието

Добра идея е да започнете планирането в „аналогов” режим. Това означава, че повечето лектори вместо да отварят директно PowerPoint, първо скицират идеите и целите си върху обикновен лист хартия. Това ще Ви позволи да структурирате съдържанието логично, да съберете и подредите всички парченца информация, да нахвърляте идеи за графики, както и да проявите максимално творчество в процеса на създаване на структурата. Макар да използвате дигитални технологии в поднасяне на лекцията/презентацията, самият акт на говорене и свързване с аудиторията – с цел убеждение или информиране – е предимно аналогов.

Да започнете да създавате презентацията направо в PowerPoint е все едно да постъпите като режисьор, който започва да наема актьори за продукцията преди да сценария да е създаден.

Без издържана структура и най-прекрасният стил, презентация и великолепен визуален материал ще се провалят с трясък. Ако сте си дали труда да подредите идеите си в логичен ред, тогава и съдържанието ще потече гладко и ще ги свърже. Ако идеите не са Ви ясни от самото начало, няма как да успеете да създадете правилната структура, която да осигури плавност на поднасяне на информацията. Да предложите на аудиторията си слайд с изброени основните точки, по които ще говорите не е достатъчно. Ако нямате стройна и логична структура този слайд няма да Ви е от полза. Точно обратното – аудиторията може да се подразни повече ако обещаете някаква организация и стройност в началото, а след това не успеете да изпълните обещанието си и се разфокусирате или отклоните от поставените в началото цели.

И какво от това?

Често си повтаряйте тази фраза, поставете се на мястото на слушателите си и си задавайте този въпрос на всяка крачка от процеса на планирането. Например имате факт, който искате да споделите – струва ли си, има ли смисъл в контекста на цялото, може ли да се мине без него или е от съществено значение. Ето, това е така, хората трябва да го знаят – а какво от това? Ако не можете да си отговорите на този въпрос (или отговорът е „може да мина и без това”), тогава не включвайте този факт или тази информация в презентацията си.

Изкуството на разказването

Добрите презентации съдържат истории. Добрите презентатори илюстрират своята гледна точка като използват истории, много често дори лични истории. Най-лесният начин да обясните сложна идея е да дадете пример, да споделите история, която пояснява тезата Ви. Историите много лесно стигат до слушателите Ви и се запомнят. Вмъкнете в лекцията си добри, кратки, интересни истории или примери, с които да подкрепите основните си тези.
Би било добре да се опитате да погледнете на цялата презентация като на възможност да разкажете история. Добрите истории имат интересно, ясно начало, провокативно и ангажиращо съдържание, както и ясен и логичен завършек. Помнете, че Вашите слушатели имат нужда да видят тезата Ви илюстрирана не само с графики.

Доверието – как да го постигнем

Колкото по-добре сте подготвени с материала си, толкова по-малко нервни ще се чувствате. Ако сте си направили труда да изградите логично потока на презентацията си, ако графиките Ви са професионални и подходящи, няма за какво да се притеснявате. А ако имате възможност да отрепетирате презентацията си няколко пъти с компютър и прожектор (а може би и с публика), то тогава нервното напрежение буквално ще се стопи. Ние се страхуваме от непознатото.
Ако познаваме материала си и ако сме репетирали представянето му, ако знаем кой слайд след кой следва, ако знаем какви въпроси да очакваме – тогава сме елиминирали повечето (но не всички) неизвестни фактори. Когато премахнете неизвестните и намалите напрежението и нервността, тогава доверието ще заеме тяхното място по един съвсем естествен начин.

Някои правила на презентирането

1. Покажете страстта си. Бъдете колкото се може по-страстни и ентусиазирани за това, за което говорите. Основната разлика между добрия и посредствения лектор се състои в способността да се свързва с публиката по директен и вълнуващ начин. Не се стягайте! Бъдете уверени! И позволете на вашата страст да се излъчи навън и да зарази публиката.

2. Започнете силно. Първото впечатление е най-важно. Това наистина е така. Първите 2-3 минути на презентацията са най-важните. Затова вложете сила в началото.

3. Бъдете кратки. Вниманието на публиката е най-концентрирано в началото, а по-късно можете да си го върнете като кажете фраза подобна на „В заключение…”.

4. Движете се далеч от подиума. Приближете се до публиката. Подиума е бариера, а Вашата цел е да се свържете с публиката си – т.е. да преодолеете бариерите.

5. Общувайте с очи. Опитайте се да гледате в очите отделни хора в публиката вместо да я обхождате с блуждаещ поглед. Не вторачвайте поглед в компютърния екран – би трябвало добре да знаете какво има там. Освен това не забравяйте да се усмихвате.

6. Във всяко едно отношение бъдете любезни, благонамерени и професионалисти. Ако някой направи коментар или Ви зададе въпрос – благодарете. Ако някой демонстрира поведение, което да направи ситуацията трудна – останете на по-високото стъпало, бъдете истински джентълмен или истинска дама. Истинският професионалист винаги остава спокоен и невъзмутим.

Някои правила в използването на PowerPoint

1. Нека всичко бъде просто. Звездата във Вашата лекция или презентация винаги е публиката. Не наблягайте на сложни, объркани, претрупани с информация слайдове. Не се старайте да експериментирате или да оригиналничите с дизайна. Нека слайдовете „дишат”, не ги претрупвайте с информация. Помнете, че целта е те да Ви помогнат Вие да разкажете историята. Колкото по-малка е визуалната претрупаност, толкова по-ясно е посланието.

2. Ограничете количеството точки, подточки и текст. Презентацията е създадена, за да е от полза на аудиторията. Но безкрайното следване на точка след точка след точка може да я отегчи. Ако някой след лекцията Ви помоли да му изпратите презентацията си и ако презентацията Ви наистина е добра, тя няма да му свърши никаква работа без Вас. За такива цели подгответе друг, по-подробен документ или резюме.

3. Използвайте ограничено анимация и ефекти за преход от един слайд към друг. Претрупване в това отношение също би могло да отегчи публиката Ви. Не използвайте повече от два-три вида преход и не използвайте преход между всички слайдове. Използвайте само най-леките и професионално изглеждащи анимации.

4. Използвайте висококачествени графики. Включително и снимки. Избягвайте използването на клип арт или карикатурни графики, освен ако това не е подходящо за темата.

5. Използвайте визуална тема, но избягвайте Power Point шаблоните. Вашата публика най-вероятно се е нагледала на тези шаблони, а и със сигурност бихте могли да създадете тема, която да е много по-подходяща за Вашите цели, отколкото готовия шаблон.

6. Използвайте разумно цветовете. Цветовете пораждат емоции. Правилно подбрания цвят може да Ви помогне да убедите, да мотивирате, да вдъхновите. Изследванията показват, че цветовете могат да привлекат интерес, както и да увеличат разбирането и запомнянето. Научете повече за цветовете.

7. Подберете добре шрифтовете за Вашата презентация. Шрифтовете също комуникират послания. Не използвайте повече от два допълващи се шрифта (например Arial и Arial Bold). Серифните шрифтове са по-подходящи за документи, които ще се четат от хартия (малък шрифт). Сан-серифните шрифтове са по-подходящи за PowerPoint презентации, изглеждат много по-добре на екран. Независимо какъв шрифт използвате, уверете се, че написаното може да бъде прочетено и от последния ред в залата.

Източник:http://bulastro.com/index.php?option=com_content&task=view&id=140&Itemid=220



Тагове: , , ,

2 Коментара

  1. Чудесно е, че сте се потрудили да анализирате и обобщите една изключително полезна за търсещите успешна реализация на идеите и цялостната си дейност амбициозни и целеустремени хора. Съчетанието между езотерични прийоми, организационна и бизнес- психология, мениджмънт и др., е подходящата и най-удачна комбинация от знания, която дава най-солидния фундамент за просперитет и възходящо развитие в днешния свят. Препратката към окултното в неговия приложен вид, изчистен от мистифициране, би могла да убеди и най-отявлените скептици, отричащи астрологията, нумерологията и другите “тайни” науки в това, че те съвсем не са абстрактни и отвлечени системи от познания, а могат да допринасят за прогреса на човечеството и в частност на всяка отделна личност.

    Поли Дочева-Ларена

Trackbacks

  1. Как да направим хубава и успешна презентация | Петьо Николов

Коментирай