Контролинг или управленско счетоводство
Обработването на информацията и достъпа до нея в реално време е от ключово значение за успешното управление на една компания. Което в днешното динамично време, ожесточена конкуренция, жилава криза и океан от данни никак не е лесна задача. Ако нa едно производствено предприятие не си изчислява точно и вярно себестойността на продукцията, най-добре да се гръмне, защото така или иначе – ще го гръмне пазара.
За повечето проблеми решение има, разбира се. И в този случай, чрез справките и отчетите, осигuрени от една нормална ERP система, ситуацията се изменя. В тази връзка ви предлагам основни функции и структура на управленско счетоводство, базирани на Контролинг модула на SAP ERP:
Подмодули на управленското счетоводство
Управление на непреки разходи – разходни центрове (cost centers)
Вътрешни ордери (обекти за формиране на стойност за управление на специални разходи)
Определяне на себестойността за период
Анализ на рентабилността
Основни данни
Разходни и приходни елементи (съответсвие със счетоводните сметки от групи 60 и 70)
Разходни центрове, йерархия на разходни центрове, групи разходни центрове
Вътрешни ордери, групи вътрешни ордери
Бази за разпределение на разходите-възможност за постоянни и променливи ставки
Цикъл на разпределяне (от помощни разходни центрове към крайни)
Функции – общи сведения
Възможност за представяне на основни данни / счетоводни документи според множество критерии (потребител, дата, вид документ, и др)
Възможност за започване / приключване на периоди за отделна подсистема или общо.
Възможност за множество калкулации на себестойност (за многократно определяне на стойност)
Възможност за многократно разпределяне на разходите (планирани-действителни)
Възможност за осчетоводяване / сторниране на разпределенията
Възможност за извършване на различни отчети и анализи с промени в определени параметри (обект на определяне на стойност, сметка, дата и др.)
Автоматична on-line актуализация на разходни и приходни елементи от модулите за фактуриране, движения в склада (консумации, доставки, изписвания и др.)
Управление на непреки разходи
Оn-line актуализация на информация относно разходите по напрвлнието им в структурата на компнията.
Представяне на фирмата като йерархична структура от разходни центрове с групиране (организационна схема на фирмата, която посочва ясното разделение на разходните центрове като административни, крайни и помощни).
Алтернативни (променливи) групирания на разходни центрове и вътрешни ордери спрямо изискванията на отчети или дейности по приключване на период или преразпределение на стойност.
Едновременна актуализация на управленското счетоводство (CO) от движения, които предизвикват счетоводни вписвания, посредством данни за стойността (сметки, съответсващи на тези от финансовото счетоводство) и автоматична съгласуваност на двата модула.
Отазяване на стойностни и количествени показатели в разходни центрове и вътрешни ордери.
Окончателно определяне и преразпределение на разходите за формиране на оперативната себестойност.
Критерии на разпределяне на разходите – по видове дейности и/или статисистически показатвли ( KWH,m3,бр…)
Документиране на данните преди и след преразпределенията.
Използване на специални елементи на себстойността за възпроизвеждане на алтернативни сценарии за проследяване на разходите.
Използване на типове дейности за отчитане на разходите за труд и машинно време за нуждите на бюджета, но и като критерий за разпределение на разходи.
Периодични дейности (приключване на месец)
Разпределение на разходите ( от помощни разходни центрове в главни разходни центрове).
Систематизиране на вътрешните ордери.
Отчети
Отчети за разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
Отчети за разходи по разходни центрове за текущ период – с натрупване и сравняване с предходен период.
Отчети за разходи по разходни центрове за текущата година.
Сравнителни отчети на бюджетни с действителни разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
Сравнителни отчети на действителни (реални) разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка, във връзка с изминали години.
Отчети на аналитични позиции (движения по сметки) по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
Отчети за основни данни (разходни центрове, данни на стойността, ключове на разпределение).
Отчети на разходни центрове от разпределения на разходи.
Отчети на разходни центрове във връзка с цените на типовете дейности.
Отчети за йерархията на продуктите и производствените поръчки с бюджетни и реални разходи (стойности).
Сравнение на бюджетните и реалните стойности по материали.
Подмодули
Бюджет за разходите ( или/ и приходите)
Анализ на рентабилността
Бюджет на разходи/ приходи
Изготвяне на бюджет за разходите директно в SAP, или посредством Excel, чрез автоматичен пренос.
Бюджет на количествата продажби и стойностите.
Групиране на определени разходни елементи (счетоводни сметки) и обекти на стойността с бюджета на фирмата.
Преразпределение на разходите и изчисляване на бюджетна себестойност.
Множество информация за всеки разход (напр. поради каква причина е извършен разходът и др.)
Запазване на множество версии на бюджета за съхранение и документиране.
Текуща актуализация на бюджета.
Актуализация на бюджетните разходи (изплащане на възнаграждения, амортизации).
Отчети за всички бюджетни величини за всяко издание (версия), и сравняването им.
Механизми за пренасяне на бюджетните разходи към други подмодули, в които се използват бюджетните резултати.
Приходни центрове
Създаване на йерархия на приходни центрове , отрязяваща структурите на компанията от гледна точка на приноса им към цялостния приход .
Съпоставяне на балансови и ОПР показатели
Създаване на показатели и коефициенти даващи възможност за динамичен анализ –коефициент за обръщаемост на МЗ, капитала и др.
Анализ на рентабилността
Определяне на основните параметри за анализ на рентабилността (напр. рентабилност на база производствена себестойност или на база себестойност на продажбите).
Определяне на характеристиките (данни, за които искаме информация, като клиент, група материал и т.н) на анализа на рентабилността и стойностни полета (данни като количество на продажбите, оборот и др.)
Пренос, on-line или не, на данни от определяне на себестойността, продажбите и други подмодули на SAP.
Отчети (Бюджетиране и Анализ на рентабилността)
Отчети за бюджетни разходи по разходен център, вътрешен ордер и сметка.
Отчети за бюджетни разходи за тримесечие, четиримесечие, година и пет години.
Сравнение на тези бюджетни разходи с бюджета от предишни години.
Сравнение на бюджетните разходи за текущ период с бюджета за съответния период от изминали години.
Сравнителни отчети на бюджетни с действителни (реални) разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
Сравнение на бюджетни и отчетни разходи за типове дейности в разходни центрове.
Сравнение на бюджетните / реалните стойности на материали.
Рентабилност по отделен клиент, продукт, географски район.
Рентабилност по вид материал, йерархия на продуктите, по завод (plant).
Резултати за продажбите.