Богатство.net

Обработването на информацията и достъпа до нея в реално време е от ключово значение за успешното управление на една компания. Което в днешното динамично време, ожесточена конкуренция, жилава криза и океан от данни никак не е лесна задача. Ако нa едно производствено предприятие не си изчислява точно и вярно себестойността на продукцията, най-добре да се гръмне, защото така или иначе – ще го гръмне пазара.

За повечето проблеми решение има, разбира се. И в този случай, чрез справките и отчетите, осигuрени от една нормална ERP система, ситуацията се изменя. В тази връзка ви предлагам  основни функции и структура на управленско счетоводство, базирани на Контролинг модула на SAP ERP:

Подмодули на управленското счетоводство

 Управление на непреки разходи – разходни центрове (cost centers)
 Вътрешни ордери (обекти за формиране на стойност за управление на специални разходи)
 Определяне на себестойността за период
 Анализ на рентабилността

Основни данни

 Разходни и приходни елементи (съответсвие със счетоводните сметки от групи 60 и 70)
 Разходни центрове, йерархия на разходни центрове, групи разходни центрове
 Вътрешни ордери, групи вътрешни ордери
 Бази за разпределение на разходите-възможност за постоянни и променливи ставки
 Цикъл на разпределяне (от помощни разходни центрове към крайни)

Функции – общи сведения

 Възможност за представяне на основни данни / счетоводни документи според множество критерии (потребител, дата, вид документ, и др)
 Възможност за започване / приключване на периоди за отделна подсистема или общо.
 Възможност за множество калкулации на себестойност (за многократно определяне на стойност)
 Възможност за многократно разпределяне на разходите (планирани-действителни)
 Възможност за осчетоводяване / сторниране на разпределенията
 Възможност за извършване на различни отчети и анализи с промени в определени параметри (обект на определяне на стойност, сметка, дата и др.)
 Автоматична on-line актуализация на разходни и приходни елементи от модулите за фактуриране, движения в склада (консумации, доставки, изписвания и др.)

Управление на непреки разходи

 Оn-line актуализация на информация относно разходите по напрвлнието им в структурата на компнията.
 Представяне на фирмата като йерархична структура от разходни центрове с групиране (организационна схема на фирмата, която посочва ясното разделение на разходните центрове като административни, крайни и помощни).
 Алтернативни (променливи) групирания на разходни центрове и вътрешни ордери спрямо изискванията на отчети или дейности по приключване на период или преразпределение на стойност.
 Едновременна актуализация на управленското счетоводство (CO) от движения, които предизвикват счетоводни вписвания, посредством данни за стойността (сметки, съответсващи на тези от финансовото счетоводство) и автоматична съгласуваност на двата модула.
 Отазяване на стойностни и количествени показатели в разходни центрове и вътрешни ордери.
 Окончателно определяне и преразпределение на разходите за формиране на оперативната себестойност.
 Критерии на разпределяне на разходите – по видове дейности и/или статисистически показатвли ( KWH,m3,бр…)
 Документиране на данните преди и след преразпределенията.
 Използване на специални елементи на себстойността за възпроизвеждане на алтернативни сценарии за проследяване на разходите.
 Използване на типове дейности за отчитане на разходите за труд и машинно време за нуждите на бюджета, но и като критерий за разпределение на разходи.
Периодични дейности (приключване на месец)
 Разпределение на разходите ( от помощни разходни центрове в главни разходни центрове).
 Систематизиране на вътрешните ордери.

Отчети

 Отчети за разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
 Отчети за разходи по разходни центрове за текущ период – с натрупване и сравняване с предходен период.
 Отчети за разходи по разходни центрове за текущата година.
 Сравнителни отчети на бюджетни с действителни разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
 Сравнителни отчети на действителни (реални) разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка, във връзка с изминали години.
 Отчети на аналитични позиции (движения по сметки) по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
 Отчети за основни данни (разходни центрове, данни на стойността, ключове на разпределение).
 Отчети на разходни центрове от разпределения на разходи.
 Отчети на разходни центрове във връзка с цените на типовете дейности.
 Отчети за йерархията на продуктите и производствените поръчки с бюджетни и реални разходи (стойности).
 Сравнение на бюджетните и реалните стойности по материали.

Подмодули

 Бюджет за разходите ( или/ и приходите)
 Анализ на рентабилността
Бюджет на разходи/ приходи
 Изготвяне на бюджет за разходите директно в SAP, или посредством Excel, чрез автоматичен пренос.
 Бюджет на количествата продажби и стойностите.
 Групиране на определени разходни елементи (счетоводни сметки) и обекти на стойността с бюджета на фирмата.
 Преразпределение на разходите и изчисляване на бюджетна себестойност.
 Множество информация за всеки разход (напр. поради каква причина е извършен разходът и др.)
 Запазване на множество версии на бюджета за съхранение и документиране.
 Текуща актуализация на бюджета.
 Актуализация на бюджетните разходи (изплащане на възнаграждения, амортизации).
 Отчети за всички бюджетни величини за всяко издание (версия), и сравняването им.
 Механизми за пренасяне на бюджетните разходи към други подмодули, в които се използват бюджетните резултати.

Приходни центрове

 Създаване на йерархия на приходни центрове , отрязяваща структурите на компанията от гледна точка на приноса им към цялостния приход .
 Съпоставяне на балансови и ОПР показатели
 Създаване на показатели и коефициенти даващи възможност за динамичен анализ –коефициент за обръщаемост на МЗ, капитала и др.

Анализ на рентабилността

 Определяне на основните параметри за анализ на рентабилността (напр. рентабилност на база производствена себестойност или на база себестойност на продажбите).
 Определяне на характеристиките (данни, за които искаме информация, като клиент, група материал и т.н) на анализа на рентабилността и стойностни полета (данни като количество на продажбите, оборот и др.)
 Пренос, on-line или не, на данни от определяне на себестойността, продажбите и други подмодули на SAP.

Отчети (Бюджетиране и Анализ на рентабилността)

 Отчети за бюджетни разходи по разходен център, вътрешен ордер и сметка.
 Отчети за бюджетни разходи за тримесечие, четиримесечие, година и пет години.
 Сравнение на тези бюджетни разходи с бюджета от предишни години.
 Сравнение на бюджетните разходи за текущ период с бюджета за съответния период от изминали години.
 Сравнителни отчети на бюджетни с действителни (реални) разходи по разходен център / вътрешен ордер и сметка.
 Сравнение на бюджетни и отчетни разходи за типове дейности в разходни центрове.
 Сравнение на бюджетните / реалните стойности на материали.
 Рентабилност по отделен клиент, продукт, географски район.
 Рентабилност по вид материал, йерархия на продуктите, по завод (plant).
 Резултати за продажбите.